Þegar sérsniðnar medalíur eru teknar í notkun þurfa viðskiptavinir venjulega að veita framleiðanda grunnupplýsingar og framleiðslukröfur til að tryggja slétt hönnun og framleiðsluferli. Þessar upplýsingar hjálpa framleiðandanum að skilja nákvæmlega fyrirhugaða notkun verðlaunanna og móta hönnunartillögu og framleiðsluáætlun sem uppfyllir allar forskriftir.
Veita þarf grunnupplýsingar um verðlaunin, þar á meðal tilefni, nafn verðlauna, fyrirhugaða viðtakendur, framleiðslumagn og afhendingarfrestur. Til dæmis, hvort sem verðlaunin eru fyrir íþróttakeppni, viðurkenningu fyrirtækja, skólaviðburði eða minningarhátíð mun hafa áhrif á hönnunarstíl og framleiðslukröfur.
Einnig þarf að-hönnunartengd efni. Ef hönnunaráætlun er þegar til, geta viðskiptavinir lagt fram hönnunardrög, útfærslur eða tilvísunarmyndir. Ef heildarhönnun er ekki enn fáanleg geta viðskiptavinir útvegað þætti eins og viðburðarmerki, fyrirtækjamerki, þematísk mótíf og textaefni, sem gerir hönnuðum kleift að búa til hugmynd sem byggir á þessum kröfum.
Textaupplýsingar sem koma fram á verðlaunagripnum eru mikilvægur hluti af aðlögunarferlinu; þetta felur í sér titil verðlauna, nafn viðburðar, ártal, verðlaunastig, raðnúmer og svo framvegis. Að gefa upp nákvæman texta hjálpar til við að koma í veg fyrir villur eftir framleiðslu og tryggir að medalían miðli á áhrifaríkan hátt fyrirhugaða minningarþýðingu þess.
Einnig verður að ákvarða forskriftir og handverkskröfur-eins og stærð, lögun, efni, lit og yfirborðsáferð-. Algengt efnisval felur í sér sinkblendi, járn, kopar og ryðfríu stáli, en vinsælar frágangsaðferðir eru rafhúðun, mjúk glerung, léttir mótun og leysir leturgröftur. Ef viðskiptavinur þekkir ekki efni eða tækni getur framleiðandinn boðið upp á ráðleggingar byggðar á fjárhagsáætlun og fyrirhugaðri notkun.
Allar sérstakar kröfur varðandi umbúðir og fylgihluti ættu einnig að koma fram fyrir fram-til dæmis hvort þörf sé á sérsniðnum kynningarboxum, flauelspokum, böndum eða vottorðum. Vandaður undirbúningur þessara upplýsinga bætir skilvirkni samskipta og tryggir að endanleg vara samræmist væntingum.
